Як написати лист, щоб на нього відповіли

Кожен з нас отримує багато листів . Та й відправляє не менше. Коли ми складаємо важливий лист , ми розраховуємо , що на нього дадуть відповідь або зроблять те , про що ми попросили .

Однак , якщо ви порахуєте кількість вхідних листів і помножите на час, який потрібно , щоб прочитати і відповісти на все – ви будете в шоці. Робочого дня вам просто не вистачить.

Існують нескладні прийоми , які збільшать ваші шанси отримати відповідь. Якщо ви підете цих порад , вам будуть вдячні .

1 . Пишіть коротко і по суті

Люди часто пишуть дуже багато . Коли я складаю важливий лист , в основному я думаю не про те , чого б ще дописати , а про те , що я можу викинути. Коли справа стосується електронної пошти , менше – значить краще . Якщо ви сумніваєтеся , чи потрібно щось писати – не пишіть .

2 . Найважливішу прохання розміщуйте на початку

Багато відправляють листи без « заклику до дії ». Постарайтеся писати так , щоб читач зрозумів , чого ви намагаєтеся добитися. Якщо ви не припускаєте ніяких дій у відповідь, повідомте про це відразу: «інформація в листі – просто для вашого відома , ніяких дій не потрібно ».

Складне питання не завжди виходить описати лаконічно. Якщо у вас вийшло багато тексту – повідомте своє прохання на самому початку.

Коли я пишу суперважливе лист із зазначенням обов’язкових термінів , я виділяю основну інформацію червоним кольором і жирним шрифтом. Приклад : я пишу листа із запрошенням до участі в будь-яку подію . Я виділю червоним кольором дату події , дату, до якої потрібно підтвердити участь, і місце проведення події . Вся ця інформація буде в самому початку листа .

3 . Розбивайте великі листи на параграфи

Коли листи стають занадто довгими через велику кількість деталей , я розбиваю їх на параграфи (як в цьому пості ) . Добре структурований текст допомагає зрозуміти , про що йде мова. Крім того , читачеві буде простіше швидко переглянути лист і знайти потрібні дані. Якщо одержувач відкриє ваш лист і побачить величезний блок тексту , він , швидше за все , відмахнеться і переключиться на решту пошту ( перечитайте пункт 2 – якщо ви напишете все найважливіше на початку і виділіть жирним шрифтом , одержувач хоча б запам’ятає , чого ви хотіли) .

4 . Пишіть комусь одному

Це дуже важливо. Це – основна причина , чому я взявся за цей текст. Я часто бачу людей , які пишуть відразу всім . Наприклад , CEO , який пише всьому правлінню : «будь ласка , допоможіть мені розібратися з Google » або « погляньте на список потенційних інвесторів і скажіть мені , що думаєте ».

Навіть якщо люди добре мотивовані , вони навряд чи дадуть відповідь на звернення до групи . Це може підтвердити будь-який соціолог .

Уявіть , що ви отримали лист , в якому говориться: « Ей , Сара , я б хотів попросити тебе про невелику послугу … » , – або навіть : «Сара , 17 лютого я проводжу захід і хочу знати , чи зможеш ти прийти » . Ви розумієте , що цей лист адресовано особисто вам. Якщо ви не відповісте , ви підведете свого співрозмовника.

Коли ви відправите лист з текстом: «Я б хотів , щоб хтось допоміг мені … » , – все вирішать , що допоможе хтось інший. Так, є люди , які відповідають на подібні листи . Але їх набагато менше , ніж тих , хто відгукнеться на персональне звернення .

Повірте моєму досвіду – я пробував обидва варіанти протягом багатьох років.

Найпростіше зробити так: напишіть загальну частину листа , яка буде однаковою для всіх. Після цього створіть кілька варіантів тексту . Додайте ім’я того , до кого звертаєтеся . Я часто приписую щось персональне на початку кожного листа і / або змінюю дані, що відносяться до питання .

Звичайно , це важче , ніж написати один лист для всіх. Тому , у разі , якщо питання не дуже важливий , я роблю масову розсилку . Однак , якщо мова йде про щось серйозне , я пишу особисті листи .

Я знайшов додаток, який має полегшити мені завдання . Воно називається ToutApp . Я познайомився з його творцем і спробував демо -версію. Мені сподобалося , як воно зроблено і що вміє.

5 . Тема листа повинна бути вагомою

Тема листа означає не менше , ніж текст твіти або назву статті. Ми – покоління втікачів читачів. Ми переглядаємо заголовки листів , щоб зрозуміти , які з них потрібно відкрити . Через кілька днів , якщо лист не прочитано , воно , швидше за все , пропало без вісті. Якщо про нього не нагадати , на нього ніколи не дадуть відповідь.

Тому пишіть заголовки так , щоб ваші листи читали !

Я пишу щось на кшталт:

  • невелика , але дуже важливе прохання
  • важливе вступ : компанія a / компанія b
  • закінчуються місця на круглому столі « Майбутнє ТВ» – підтвердіть участь на цьому тижні
  • невеликий питання – ви можете допомогти ?

Або якось так . Ще раз , я не завжди пишу ідеальні заголовки – я часто натискаю «відправити » , не думаючи . Однак , якщо це важливий лист – від його заголовка залежить доля відповіді.

6 . Час дня має значення

Не відправляйте важливі листи ввечері п’ятниці ( тільки якщо у вас дуже термінова справа ) . Я зазвичай пишу текст листа в кінці тижня , а відправляю вранці в понеділок. Я хочу , щоб лист був на початку списку , а не в самому низу . Багато хто починає свій робочий день з перевірки пошти (хоча фахівці з продуктивності радять не робити цього !)

Мені сказали , що ToutApp уміє відправляти листи за заданим розкладом .

До речі , якщо я пишу пост для блогу в суботу , вранці понеділка я нагадую про це в Twitter – з тієї ж самої причини .

7 . Намилити , змити і повторити

Коли я був молодшим , я страждав , якщо на мої листи не відповідали. Сам я тоді отримував мало листів і міг відповісти всім .

З роками я зрозумів , що деякі люди перевантажені і не можуть обробити все, що їм приходить. Чим вище ваша посада , тим складніше вимоги , більше роботи , і так далі. Чим старше ми стаємо , тим більше у нас відповідальності за межами роботи , і тим менше людей сидить до 2 години ночі , щоб відповісти на кожен лист.

Тому просто відправте ваше прохання ще раз. Я зазвичай тисну «відповісти всім» , щоб адресат побачив , що це другий лист на ту ж тему. Я нікого не звинувачую . Це нерозумно . Якщо я говорю з важливими людьми , то поставити їх у незручне становище – останнє, чого я добиваюся .

Я просто пишу щось на кшталт: «Я знаю , що ви дуже зайняті. Сподіваюся , ви не заперечуєте проти того , щоб мій лист знову потрапило в ваше поле зору » і повторюю своє прохання .

Зачекавши деякий час ( щоб не виглядати настирливим жебраком ) , я відправляю лист втретє. І кажу: « Прошу вибачення за повторний лист , я не хотів бути нав’язливим. Однак , я сподіваюся , що у вас знайдеться дві хвилини для мене до наступної середи , щоб … ».

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Можна використовувати XHTML теґи та атрибути: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>